2009 - AG du 27 mai

Assemblée générale - adoption des statuts

Actualisé le vendredi 31 mars 2017

COMPTE RENDU DE LA JOURNEE DE L’ASSEMBLEE GENERALE DE L’ASSOCIATION DES DRH DES ETABLISSEMENTS D’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR DU 27 MAI 2009
 
 
Accueil des participants et vie de l’association (matinée)
 
Annick Bouchaud, présidente de l’association, ouvre la séance en remerciant les différents participants et en particulier Ariane Frehel, qui a organisé au sein de l’Ecole normale supérieure l’accueil de cette première assemblée générale de l’association des DRH des établissements d’enseignement supérieur.
 

I . Point sur l’association

 
L’association existe officiellement, ses statuts ont été publiés au dernier journal officiel des associations.
 
L’information a été communiquée à nos différents partenaires, qui ont répondu de façon positive soit par courrier, soit par téléphone (ministère, AMUE,…).
L’association souhaite ouvrir un compte à la banque populaire la plus proche de son siège social, boulevard Saint Michel, pour recueillir les cotisations des membres. Les personnes habilitées à gérer ce compte sont :
- Annick Bouchaud, présidente de l’association.
- Philippe Lasherme, trésorier.
- Ariane Frehel, trésorière adjointe.
 
Une première rencontre, réunissant le secrétaire général de l’association des secrétaires généraux, le directeur de l’AMUE et la présidente de l’association, a eu lieu, sur les différents « chantiers » GRH en cours et sur les besoins en terme de réflexion, de formation et d’accompagnement exprimés par les universités.
 
La création d’un site web au service de l’association a déjà été évoquée. L’objectif étant de faire un cahier des charges et de trouver une solution de mise en œuvre du site à coût réduit.
Un appel aux DRH ayant des compétences dans ce domaine est lancé, afin de faire avancer ce volet indispensable aux démarches de communication de l’association.
 
L’association a été sollicitée pour participer à différents groupes de travail. Elle a répondu à cette sollicitation, après avoir fait appel au volontariat, dans de très brefs délais, afin d’apporter une participation active aux différents thèmes traités, sur des sujets tels que « les concours »
En ce qui concerne la DGRH, trois groupes, relatifs à la gestion des enseignants et enseignants chercheurs, ainsi qu’aux nouvelles dispositions les concernant, ont été constitués et intègrent des représentants de l’association :
 
 
1er groupe : Echanges et partages des données.
L’objectif est de mettre en place un langage commun entre les différents outils de gestion utilisés par les universités et GESUP 2, notamment dans le cadre de la déconcentration des opérations relatives aux avancements.
La mise a disposition de GESUP 2 pourrait être envisagée, dans la mesure où certains logiciels de gestion, utilisés dans les universités, ne peuvent extraire des listes de promouvables.
 
2ème groupe : Déconcentration.
L’objectif étant de formaliser les différents types d’arrêtés à intégrer dans GESUP.
 
3ème groupe : Modalités d’organisation des processus d’évaluation et de promotions.

II. Constitution des groupes de travail et méthodes de fonctionnement

Après appel à participation aux différents groupes (8 proposés), Philippe Lechippre a communiqué un tableau regroupant les noms des participants et leur rôle dans les groupes, ainsi que leurs établissements d’origine.
 
Les groupes de travail nécessitent de la part de chacun des participants, de l’implication et de la production, aussi est-il préférable d’avoir un certain niveau d’expertise sur le sujet, pour garantir la productivité des travaux.
 
Les animateurs des groupes ont toute latitude pour fixer la fréquence et la date des réunions, en fonction des spécificités des thèmes traités.
 
L’association des DRH construit actuellement son identité et n’intègre que des directeurs des ressources humaines.
Toutefois, la participation aux groupes de travail peut être ouverte à des personnels travaillant en GRH et ayant des compétences sur les sujets traités.
Cette ouverture permettra d’une part, de bénéficier des connaissances et expériences acquises par un ensemble de collaborateurs travaillant en GRH et d’autre part, de ne pas alourdir la charge des DRH en les amenant à participer à un trop grand nombre de groupes de travail.
 
La mise en place de ces groupes a également pour objectif, de permettre à nos différents partenaires (ministère, AMUE,…), d’identifier des interlocuteurs.
 
La participation et le positionnement des inscrits seront arrêtés la semaine prochaine, en accord avec Philippe Lechippre.
 
 

III. Réflexion sur nos attentes, nos besoins (formations, séminaires, rencontres avec le ministère,…)

 
La synthèse de cette réflexion sera présentée aux « invités » participant aux échanges prévus l’après midi à partir de 13h30.
 
 
Les attentes vis à vis de l’AMUE :
- Tenir un rôle fédérateur, sachant que les situations sont variées, compte tenu de la diversité des outils de gestion informatisée ( administrative et financière) recensés dans l’ensemble des universités (Girafe, Astre, Harpège, Winpaie, Cocktail, autres produits locaux).
- Proposer un système informatisé global, prenant en compte la diversité des situations et des configurations.
- Faire preuve d’anticipation et proposer des solutions globales au moment où les besoins se révèlent sur le terrain, afin d’éviter les systèmes D multiples et ponctuels pour faire face aux évolutions.
- Mettre en place les formations accompagnant l’évolution des métiers en GRH, pour lesquels se développent des exigences dans les domaines de gestion intégrée, de qualité de données de gestion (SIRH, pilotage,…).
- Renforcer l’évaluation des formations dispensées par l’AMUE en terme de contenu, de compétences des formateurs et de réponses aux attentes du terrain.
 
Les attentes vis à vis du ministère :
Intégrer l’ensemble des réflexions et des interrogations communiquées par les représentants de l’association et favoriser leurs transmissions vers nos partenaires, y compris les autres ministères.
Pour exemple, les universités passées aux RCE en janvier 2009 se sont trouvées vis à vis des trésoreries générales, dans des positions très différentes selon les régions, en terme de concertation, collaboration et mise à disposition d’informations.
 

IV. Choix d’un nom et d’un logo de l’association

 
Virginie Chupin a fait parvenir des propositions de noms et de logos pour l’association des DRH de l’enseignement supérieur.
Après concertation, la proposition n°1 est retenue.
 

Autres points

 
Evelyne Mayet, DRH à l ‘université Montpellier 1, actuellement membre du CA et secrétaire de l’association, est amenée à quitter ses fonctions. Elle sera remplacée au CA par Marie José Vermeille et en tant que secrétaire par Valérie Gilbert.
 
Echanges avec les invités et retour d’expérience sur le passage aux RCE (après midi)
 
 
Monsieur Paquis, président de l’association des secrétaires généraux remercie Madame Bouchaud de son invitation et confirme l’importance que cette nouvelle association des DRH revêt pour celle des secrétaires généraux, dans la mesure où elle permettra de favoriser la structuration des réflexions au sein du réseau des universités. En effet, le passage aux RCE amène à fédérer les réseaux universitaires pour renforcer la synergie.
 
Il précise que la réunion, qui s’est déroulée lundi dernier en présence de Madame la ministre, a permis d’évoquer les nouveaux défis relevés par la RCE, notamment en ce qui concerne les régimes indemnitaires. Nous opérons un passage vers une gestion beaucoup plus qualitative et vers de nouvelles marges de manœuvre. Les nouveaux besoins logistiques, qui en découlent, nécessitent une mutualisation des expériences et une réflexion commune, sur la mise en œuvre et l’articulation de nouveaux outils.
L’association DRH a donc une expertise à amener dans le cadre d’une collaboration entre SG – AMUE et DRH.
 
Madame Bouchaud remercie Monsieur Paquis de sa présence à cette première assemblée générale et propose de communiquer l’ensemble des attentes des DRH recueillies en cours de matinée.
Elle confirme la volonté des membres de l’association de participer à la construction de solutions globales, en terme d’outils et de procédures, intégrant au mieux les spécificités de chacun.
C’est la raison pour laquelle les animateurs des groupes de travail mis en place, doivent avoir un rôle fédérateur sur les différents projets et outils qui se révèlent à la fois communs et diversifiés. Ils doivent être considérés comme de véritables interlocuteurs et référents sur les thèmes traités dans les groupes.
 
Les attentes recensées, vis à vis de l’AMUE, auprès des DRH, dans le courant de la matinée, ont été exprimées en terme :
- d’anticipation, afin de ne pas avoir à réagir dans l’urgence,
- de formation de formateurs, afin d’entamer une dynamique de professionnalisation des services,
- d’évaluation des formations mises en place par l’AMUE,
- de communication des organigrammes, afin de mieux repérer les interlocuteurs ad hoc au sein de l’AMUE.
 
 
Monsieur Jacques Bernard, directeur de l’AMUE, accueille positivement la structuration en groupes de travail telle qu’elle a été proposée, et qui doit favoriser une collaboration efficace. Il précise que l’AMUE ne fait pas de choix à priori, mais oriente ses décisions à l’issu d’un ensemble de concertations.
 
Un réseau « robuste » et « impliqué » est donc nécessaire, pour que l’on puisse avoir des retours garantissant un consensus et une qualité de réflexion.
En effet, la question de la diversité se pose, en particulier au sujet des outils de gestion. Le plus large dénominateur commun ne répondant pas toujours aux besoins de l’ensemble des établissements.
Des paramétrages et des développements spécifiques sont nécessaires dès la mise en œuvre de nouveaux outils. C’est le cas pour SIFAC qui nécessite des paramétrages spécifiques pour s’adapter aux besoins des établissements.
Toutefois, c’est la partie réglementaire qui constitue une base commune à laquelle on peut rajouter des spécificités, mais uniquement à partir du moment où elles sont partagées.
En ce sens, l’AMUE n’offre pas d’outils intégrés ne pouvant fonctionner les uns sans les autres, mais des briques implicatives pouvant s’adapter à différentes configurations, ce qui traduit le choix de respecter les différents logiciels des établissements.
 
En ce qui concerne la GPEEC, l’AMUE a encore peu investi dans ce domaine et s’est prioritairement concentrée sur les processus de paye, le suivi des emplois et de la masse salariale. Ce travail sera naturellement mis en lien avec une réflexion sur la gestion des compétences.
 
Au sujet des attentes exprimées en terme d’anticipation, il faut préciser que l’AMUE a connaissance des évolutions de réglementations et de procédures, au mieux, en même temps que les universités, ce qui de fait, rend difficile cette anticipation.
Ainsi, entre le moment où la décision est prise et le moment où l’outil est mis à disposition, il se passe nécessairement un certains laps de temps, intégrant entre autre, la rédaction d’un cahier des charges, un appel d’offre, une période de développement, une période de tests, etc.…
 
L’évaluation des formations est effectivement indispensable.
Des évaluations écrites sont actuellement réalisées à l’issue des formations. Elles se traduisent majoritairement par des bilans positifs, d’où la nécessité de faire des sondages, pour savoir si les formations se traduisent concrètement sur le terrain par des évolutions positives.
Un certain nombre de groupes de travail permettent d’échanger sur ce sujet mais les contenus des formations ne sont pas actuellement évalués en tant que tels. Toutefois, lorsque la compétence des formateurs ne répondait pas aux attentes, l’insatisfaction des stagiaires à été exprimée.
 
En ce qui concerne le SIRH, le choix de SIFAC aété fait en 2007. Il sera intégré dans :
- 32 établissements au 01/01/2009
- 29 établissements au 01/01/2010
- une vingtaine sont prévus en 2011
L’utilisation de Nabuco sera arrêtée au 01/01/2011.
 
L’envoi des marchés pour le SIRH est prévu pour le 8 juillet, la décision doit être prise 16 juillet. Les DRH sont les bienvenus dans tous les groupes de travail relatifs au SIRH.
 
L’organigramme de l’AMUE est en ligne et mis à jour tous les mois.
 
Madame Maryvonne Buard, chef de projet SIRH présente un diaporama sur ce thème (annexe 1).
 
Elle précise qu’un atelier de gestion des besoins relatifs au domaine de l’action sociale est mis en place, les personnes intéressées y sont les bienvenues afin d’apporter leur contribution à la réflexion.
 

Questions/Réponses

 
En attendant un système de gestion globalisé, il faut faire face aux besoins du terrain dans un contexte de diversification des produits.
Qu’en est-il actuellement des liens entre Winpaie et les autres outils de gestion informatisés qui sont utilisés par un certain nombre d’universités ?
 
L’AMUE ne développera pas d’interfaces avec des logiciels issus du commerce, cela reviendrait, soit à donner un avantage à une société, soit à se trouver dans l’obligation de développer des interfaces pour tous les logiciels issus du commerce.
A noter que l’AMUE met à disposition des universités une bourse aux outils.
 
Où en sont les évolutions d’Harpège avec le logiciel TG paye à façon ?
 
Le produit est en test dans deux universités actuellement. Une paye double est prévue en juin et en juillet avec une perspective de diffusion du produit le premier trimestre de l’année prochaine.
 
Un travail d’intégration des fichiers KX dans SIFAC est actuellement en cours, avec quelques difficultés sur certaines cotisations qui ne peuvent être distinguées et imputées avec précision. La mise à disposition est prévue le premier trimestre 2010.
 
En ce qui concerne la déconcentration de la gestion des enseignants chercheurs, une formation devrait être mise en place en septembre.
On étudie actuellement, comment adapter Harpège à cette déconcentration.
La livraison de POEMS Version 2 devrait être faite en juillet pour la phase de tests.
 
L’interface entre Harpège, Girafe et Winpaie n’existe pas et oblige à faire une double saisie.
 
L’interface Harpège-paye Etat va être mise en place, à partir du premier trimestre 2010, en sachant qu’en 2010 tout le système va changer.
 
Une charte prévoit qu’il ne doit pas y avoir d’éléments intrusifs dans les logiciels, ce qui pourrait perturber leur fonctionnement. C’est la raison pour laquelle on ne peut intégrer automatiquement des données venant de fichiers issus de logiciels commerciaux.
 
Intervention de Hugues Boyer, responsable du département de la masse salariale et de l’exécution financière, à la Direction des Finances de l’université de Strasbourg.
 
 Diaporama (annexe 2)
Lors des échanges avec la salle, la question du positionnement de la structure chargée du suivi de la masse salariale, dans les universités ayant opéré le passage aux RCE est soulevée. Deux grands cas de figure sont identifiés, la structure est rattachée à la direction des affaires financières (Strasbourg), ou à la direction des ressources humaines (Poitiers, Montpellier 1, Paris 6,…), et ce pour des raisons de rapidité de circulation de l’information entre cette structure et les services de la DRH.
 
Intervention de Madame Versheure, chef du bureau du budget de l’enseignement supérieur à la Direction des Affaires Financière, et de Madame Sorret, chargée de mission à la Direction des Affaires Financières.
 
Madame Soret indique qu’elle poursuit sa démarche d’accompagnement des universités préparant leur passage aux RCE.
A l’issue de chaque visite, un rapport est établi, donnant un avis sur le degré de préparation de l’université à ce passage et les difficultés qu’elle est susceptible de rencontrer. Cette mission, qui apprécie pour chaque établissement les relations existantes avec la TG, est réalisée à partir du bilan communiqué par l’Inspection Générale.
Par ailleurs, la DGES va réunir les établissements de la première vague, pour mutualiser les retours.
L’objectif cette année, est le passage à l’autonomie, d’une trentaine d’établissements supplémentaires.
Les dotations emplois et crédits vont intervenir rapidement.
 
Diaporama (annexe 3) : présentation du guide des emplois dont la version définitive est en passe d’être diffusée.
 
Questions/Réponses
Des demandes d’informations sont faites, via le rectorat, sur la consommation des emplois, ce qui entraîne la production de données supplémentaires, dans un contexte de manque d’outils, générant rapidement des données automatisées. Par ailleurs, le mode de décompte des ETPT appliqué aux tableaux transmis aux rectorats est différent de celui figurant dans le projet de guide des emplois.
 
Les rectorats n’ont pas accès à la version Polka prévue dans le cadre du passage aux RCE. Quand « Polka Supérieur » sera ouvert, ils auront directement accès aux retours paye, sans avoir à demander les informations aux universités.
A terme , le mode de décompte des ETPT à retenir, sera celui défini dans le guide des emplois
 
Une université passée à l’autonomie, doit-elle chercher à « saturer » la consommation de ses emplois pour ne pas risquer d’en restituer l’année suivante ? (à noter que cette « saturation » s’avère difficile dans la mesure où on observe, dans le courant de l’année, des périodes de vacances de certains postes dues, par exemple, à des retards dans des opérations de recrutements. Par ailleurs, les périmètres de plafonds d’emplois ne correspondent pas toujours à ceux de l’enveloppe de la masse salariale.
 
L’objectif prioritaire est de ne pas dépasser les plafonds d’emplois et de masse salariale. L’établissement doit considérer qu’il n’a qu’un seul plafond d’emplois (sans avoir à distinguer un plafond Etat et un plafond établissement, sachant qu’il n’y aura plus de délégation d’emplois) et qu’une seule enveloppe de masse salariale. Il ne s’agit donc pas de « saturer » à tout prix les emplois compte tenu des difficultés évoquées précédemment.
 
 
 
Intervention de Mme Brigitte Ducos, directrice des ressources humaines de l’université de Clermont Ferrand.
 
Lors du passage aux RCE, les liens avec la TG se sont révélés indispensables pour assurer l’initialisation et la réalisation de la paye.
A noter que le logiciel TG ne permet pas la répartition des rémunérations par actions.
 
 
Intervention de Mireille Mouelle, directrice des ressources humaines de l’université Paris 6.
 
Diaporama (annexe 4)
 
Madame Bouchaud, présidente de l’association clôture la journée en remerciant les participants pour la qualité des interventions et des débats qui ont ponctués cette première assemblée générale de l’association des DRH. Elle remercie également les membres du bureau qui se sont investis à ses cotés pour créer cette association.